Zálohujte tak, aby ste záchranu dát nikdy nepotrebovali

Kópia vedľa originálu nie je záloha

Slovo záloha sa používa dosť voľne, tak si ho najprv spresnime. Záloha je kópia dát, ktorá prežije udalosť, pri ktorej zanikne originál. Podľa tejto definície veľa z toho, čomu firmy hovoria záloha, zálohou nie je.

Kópia v inom priečinku alebo na druhom oddiele toho istého disku zomrie spolu s diskom. Trvalo pripojený externý USB disk je na tom len o málo lepšie: zálohuje sa naň pohodlne a automaticky, lenže zdieľa osud počítača. Ransomvér ho zašifruje ako ktorýkoľvek iný disk, prepätie v elektrickej sieti zabije oba naraz, zlodej vezme počítač aj s ním a voda si tiež nevyberá. Je to pohodlná kópia, nie záloha.

Podobnú pascu má aj synchronizácia súborov do cloudu, teda do prenajatého úložiska na internete. Synchronizácia robí presne to, čo sľubuje: zrkadlí stav vášho počítača. Keď súbor zmažete alebo ho zašifruje ransomvér, o pár minút je zmazaný alebo zašifrovaný aj v cloude. Zachráni vás iba história verzií, ak ju služba má a je zapnutá.

Skutočná záloha je od originálu oddelená dvakrát. V priestore: aspoň jedna kópia je mimo budovy a mimo dosahu útočníka. A v čase: záloha drží aj staršie stavy súborov, takže sa viete vrátiť pred chybu, nie iba k jej vernej kópii.

Pravidlo 3-2-1 po ľudsky

V IT sa dobré zálohovanie zhŕňa do pravidla 3-2-1. Znie ako šifra, ale je to sedliacky rozum zhrnutý do troch čísel:

• 3 kópie dát: originál a k nemu dve zálohy,
• na 2 rôznych zariadeniach: napríklad počítač a sieťové úložisko, nie dva priečinky na jednom disku,
• 1 kópia mimo budovy: v cloude alebo na disku, ktorý fyzicky odnesiete inam.

V malej firme to môže vyzerať takto. Účtovníčka pracuje na svojom počítači, tam je originál. Každú noc sa počítač automaticky zálohuje na NAS, sieťové úložisko: malú skrinku s vlastnými diskami zapojenú do firemnej siete, ktorá sa o zálohy stará sama podľa nastaveného plánu. A NAS raz denne odošle šifrovanú kópiu do cloudu alebo na iné miesto mimo firmy. Tri kópie, dve zariadenia, jedna mimo budovy.

K číslam patrí ešte jedna vec, ktorá v pravidle nie je a je rovnako dôležitá: história verzií. Keď ransomvér v piatok zašifruje súbory, večerná záloha si poslušne stiahne už zašifrované verzie. Ak záloha drží len posledný stav, prepíše si dobrú kópiu zlou. Preto má záloha siahať aspoň niekoľko týždňov dozadu, aby ste sa mali kam vrátiť aj vtedy, keď sa problém zistí neskoro.

Záloha, z ktorej ste nikdy nič neobnovili, je len dobrý pocit

Toto nás naučila záchrana dát, nie predaj úložísk. Keď k nám firma donesie mŕtvy počítač so slovami „my predsa zálohujeme“, pomerne často sa ukáže niečo z tohto: záloha prestala bežať pred mesiacmi, lebo sa zaplnil disk, a upozornenie si nikto nevšimol. Zálohoval sa iný priečinok, než v ktorom sa reálne pracovalo. Záloha účtovníctva sa robila v čase, keď bol program otvorený, a súbor sa nedá použiť. Alebo záloha existuje, je šifrovaná a heslo nikto nepozná.

Všetky tieto situácie majú spoločné jedno: zistia sa až v deň, keď zálohu prvýkrát naozaj treba. Teda v najhorší možný deň.

Obrana je lacná a nudná. Raz za čas otvorte zálohu a obnovte z nej jeden náhodný súbor, napríklad konkrétnu faktúru z minulého mesiaca. Pri účtovníctve občas vyskúšajte kompletnú obnovu na náhradnom počítači. Až keď to prebehne, viete, že zálohu máte. Dovtedy máte domnienku.

Čo dokáže záchrana dát a kde sa končí

Záchranu dát robíme, takže jej hranice poznáme z prvej ruky a nebudeme ich prikrášľovať.

Softvérové problémy, teda zmazané súbory, sformátovaný disk alebo poškodený systém, riešime u nás a šance bývajú slušné, ak sa s počítačom prestane pracovať okamžite. Mechanické poruchy, napríklad cvakajúci disk, ktorý počítač prestal vidieť, patria do partnerského laboratória so špeciálnym vybavením. Trvá to a výsledok nikto seriózny nezaručí vopred.

Pri SSD diskoch sú šance horšie, než ľudia čakajú. Moderné SSD používajú funkciu TRIM: disk si miesta po zmazaných súboroch priebežne sám čistí, aby vedel rýchlo zapisovať. Pre bežnú prácu je to výborné. Pre záchranu to znamená, že zmazané dáta často nenávratne zmiznú skôr, než sa disk vôbec dostane k nám, a nevytiahne ich nikto, ani laboratórium. Nie je to porucha, je to vlastnosť disku. Práve preto pri SSD platí dvojnásobne, že záloha je istota a záchrana lotéria.

A ransomvér? Moderné šifrovanie sa bez kľúča útočníka prelomiť nedá, je to tá istá matematika, ktorá chráni internetbanking. Zaplatenie výkupného nič nezaručuje. Niekedy sa dá niečo vytiahnuť zo zabudnutých kópií alebo z miest, kam sa útočník nedostal, ale to je zisťovanie, nie sľub.

Ak už k strate došlo, zapamätajte si jediné: vypnite počítač a nechajte ho vypnutý. Nepracujte na ňom a neinštalujte naň žiadne záchranné programy z internetu. Každý zápis na disk môže nenávratne prepísať práve tie dáta, ktoré sa ešte dali zachrániť.

Ako to vyzerá v malej firme v praxi

Keď zálohovanie staviame v rámci správy firemného IT, výsledok býva podobný bez ohľadu na to, čo firma robí. Počítače a server sa každú noc automaticky zálohujú na NAS. NAS drží históriu verzií niekoľko týždňov dozadu a raz denne posiela šifrovanú kópiu mimo budovy. Nikto nemusí na nič myslieť, a presne o to ide: záloha, ktorá závisí od ľudskej pamäti, skončí v prvom naozaj rušnom týždni.

Osobitná kapitola je účtovný softvér, u našich klientov napríklad Oberon. Jeho databáza sa musí zálohovať v čase, keď v nej nikto nepracuje. Záloha otvorenej databázy môže byť vnútorne nekonzistentná: na pohľad je to súbor správnej veľkosti, ale pri obnove sa nedá použiť. V praxi to znamená zálohu naplánovanú na noc a kontrolu, že program neostal na niektorom počítači cez noc otvorený. A kam záloha padá, je rovnako dôležité ako kedy: kópia, ktorá ostáva na disku vedľa účtovníctva, zomrie spolu s ním.

Najpodceňovanejšia časť je dohľad. Zálohovanie nie je vec, ktorá sa raz nastaví a navždy funguje: disky sa plnia, heslá sa menia, aktualizácie rozbíjajú naplánované úlohy. Upozornenia chodia e-mailom a e-maily sa po pár týždňoch prestanú čítať. Preto pri zmluvnej správe IT sledujeme stav záloh my a súčasťou je aj občasná skúšobná obnova.

A aby sme boli féroví: živnostník, ktorého celá agenda je pár priečinkov dokumentov, NAS nepotrebuje. Stačí mu cloudové úložisko so zapnutou históriou verzií a raz za čas kópia na disk, ktorý odloží mimo kancelárie. Nastaviť to a skontrolovať, či záloha naozaj beží, vieme aj jemu, často na diaľku; len mu nebudeme predávať techniku, z ktorej nič nemá. Zálohovanie na mieru má zmysel tam, kde je účtovníctvo, viac počítačov, server alebo dáta, bez ktorých firma nevie fungovať ani deň.

Kde začať, pokojne ešte dnes

Netreba začínať projektom. Stačia štyri kroky:

• Spíšte si, kde vaše dôležité dáta naozaj sú. Účtovníctvo, faktúry, zmluvy, mzdy, e-maily, prístupové heslá. Často sa pri tom ukáže, že polovica z nich žije iba v e-mailovej schránke alebo na jednom USB kľúči.
• Urobte hneď jednu kópiu toho najdôležitejšieho na externý disk, potom ho odpojte a odložte inam. Nie je to systém, ale od tej chvíle máte aspoň jednu kópiu navyše.
• Nájdite poslednú zálohu účtovníctva a pozrite si jej dátum. Skúste ju otvoriť. Ak neviete, kde je, práve ste sa dozvedeli to najdôležitejšie.
• Až potom riešte techniku: automatiku, históriu verzií, kópiu mimo budovy.

Ak si s tým chcete pomôcť, prídeme sa pozrieť, prejdeme s vami, čo máte, a navrhneme riešenie primerané veľkosti firmy. Cenu dohodneme vopred, skôr než sa čohokoľvek dotkneme. Obhliadka u vás nie je zadarmo a jej cenu sa dozviete ešte pred dohodnutím termínu, takže vás nič neprekvapí.